Coördinator Operationele Planning

Voedselbank Alphen aan den Rijn

De Coördinator Operationele Planning zorgt voor de centrale planning van de operationele werkzaamheden van Voedselbank Alphen aan den Rijn. De coördinator brengt informatie over vrijwilligers, transport, binnenkomende goederen, beschikbare voorraad en cliëntenaantallen bij elkaar en vertaalt deze naar een praktische weekplanning, krattenvulplanning en uitdeelplanning. De functie vormt daarmee de verbindende schakel tussen de verschillende operationele ploegen en coördinatoren. Hoofdverantwoordelijkheden: Weekplanning en personele bezetting • Registreert vakanties en andere vooraf bekende afwezigheid van de operationele vrijwilligers van de chauffeursploeg op dinsdag, de krattenvulploeg op woensdag en de uitdeelploeg op donderdag. • Maakt op zondag de operationele planning voor de daaropvolgende week. • Verwerkt daarin de bezetting van de verschillende operationele ploegen en de bijzondere werkzaamheden van die week. • De Coördinator Chauffeurs, Coördinator Krattenvullen en Coördinator Uitgifte signaleren eventuele tekorten binnen hun ploeg en geven deze door aan de Coördinator Operationele Planning. • Overlegt bij personele tekorten met de betreffende coördinator en de Coördinator Vrijwilligers over de inzet of werving van aanvullende vrijwilligers. • De bezorgploeg valt onder de eigen Bezorgplanner en wordt niet door de Coördinator Operationele Planning aangestuurd. Aanbieders, transport en extra ritten • Is het centrale operationele aanspreekpunt voor bedrijven, winkels en andere partijen die producten aan de voedselbank aanbieden. • Registreert welke producten worden aangeboden en wanneer deze beschikbaar zijn. • Registreert extra ophaalritten voor de chauffeurs. • Zorgt ervoor dat deze extra ritten zoveel mogelijk op dinsdag worden uitgevoerd en in de chauffeursplanning worden opgenomen. • Wanneer producten bij uitzondering op een andere dag moeten worden opgehaald, zorgt de coördinator ervoor dat hiervoor een beschikbare chauffeur wordt gevonden. • Zorgt dat voor de chauffeurs duidelijk is waar, wanneer en welke goederen moeten worden opgehaald. Contact met andere voedselbanken • Onderhoudt operationeel contact met andere voedselbanken over de uitwisseling van producten. • Registreert welke producten andere voedselbanken aan Alphen aanbieden. • Maakt afspraken of deze producten worden gebracht of door Voedselbank Alphen moeten worden opgehaald. • Verwerkt noodzakelijke ophaalritten in de chauffeursplanning. • Signaleert wanneer Voedselbank Alphen van bepaalde producten meer ontvangt dan zelf kan gebruiken of verantwoord kan opslaan. • Benadert in dat geval andere voedselbanken om te beoordelen of zij deze producten kunnen gebruiken. • Maakt afspraken over het ophalen of brengen van deze overschotten. Registratie van binnenkomende goederen • Houdt gedurende de week bij welke producten voor de eerstvolgende uitgifte beschikbaar komen. • Ontvangt informatie van het Distributiecentrum Haaglanden over de producten die voor Voedselbank Alphen aan den Rijn beschikbaar zijn. • Ontvangt na de ophaalritten op dinsdag informatie van de chauffeurs over wat daadwerkelijk is opgehaald en binnengebracht. • Vergelijkt de verwachte leveringen met hetgeen daadwerkelijk is binnengekomen. • Gaat indien mogelijk op dinsdagmiddag naar het magazijn om de aanwezige voorraad zelf te bekijken en eventuele afwijkingen te constateren. Krattenplanning voor woensdag • Ontvangt van de klantenadministratie de actuele aantallen benodigde kratten voor de betreffende week. • Combineert deze aantallen met de daadwerkelijk beschikbare voorraad. • Stelt op dinsdagavond de krattenvullijst voor woensdag op. • Bepaalt welke producten in de verschillende kratten worden opgenomen en in welke aantallen. • Bepaalt welke producten vooraf moeten worden gesorteerd, verpakt of geportioneerd. • Houdt bij de goederenverdeling rekening met de uitgifte overdag, avonduitgifte, Boskoop en de bezorging. • Geeft aan welke producten niet in de kratten worden opgenomen maar voor de uitgifte beschikbaar moeten blijven. • Verstrekt de krattenvullijst aan de Coördinator Krattenvullen, die verantwoordelijk is voor de uitvoering op woensdag. Communicatie met de operationele vrijwilligers • Verstuurt de wekelijkse planning en relevante informatie plenair aan alle operationele vrijwilligers. • Zorgt er daarmee voor dat niet alleen de direct betrokken ploeg, maar alle operationele vrijwilligers weten wat er die week speelt. • Communiceert wijzigingen en bijzonderheden gedurende de week waar nodig via e-mail, telefoon of WhatsApp. Uitdeelplanning voor donderdag • Stelt op woensdagavond, nadat de kratten zijn gevuld, de uitdeelplanning voor donderdag op. • Bepaalt op basis van de resterende beschikbare voorraad welke producten tijdens de uitgifte worden aangeboden. • Bepaalt de aantallen per type cliënt/kaart. • Verdeelt de producten over de verschillende uitgiftetafels. • Geeft aan welke vrijwilligers bij welke tafel of productgroep worden ingezet. • Maakt waar nodig een afzonderlijke planning voor de groente-uitgifte. • Maakt tevens de goederenverdeling voor Boskoop en de avonduitgifte. • Draagt de planning over aan de Coördinator Uitgifte, die op donderdag verantwoordelijk is voor de praktische uitvoering en waar nodig tijdens de uitgifte bijstuurt. Voorbereiding van de volgende week • Beoordeelt op donderdag welke producten uit de eigen voorraad in de kratten van de daaropvolgende week kunnen worden opgenomen. • Stelt hiervan een lijst op met de benodigde producten en aantallen. • Geeft deze lijst door aan de Coördinator Magazijn / magazijnchef. • De magazijnchef zorgt ervoor dat de betreffende producten in de juiste aantallen uit de voorraad worden gehaald en worden klaargezet voor het krattenvullen van de volgende week.

Alphen aan den Rijn

Bestuur & organisatie, Overig, Vervoer & Logistiek

Dinsdagochtend, Donderdagochtend, Maandagochtend, Vrijdagochtend, Woensdagochtend

18+, 65+

• Zeer goed organisatorisch vermogen. • Goed kunnen plannen en overzicht houden. • Verschillende informatiestromen snel met elkaar kunnen combineren. • Praktisch en oplossingsgericht kunnen denken. • Hoofd- en bijzaken goed van elkaar kunnen onderscheiden. • Zelfstandig beslissingen kunnen nemen binnen de eigen verantwoordelijkheid. • Flexibel kunnen omgaan met wijzigingen in leveringen, voorraad en personele bezetting. • Nauwkeurig kunnen werken zonder de praktische uitvoerbaarheid uit het oog te verliezen. • Goede communicatieve en contactuele vaardigheden. • Gemakkelijk kunnen communiceren met vrijwilligers, chauffeurs, leveranciers en andere voedselbanken. • Goed kunnen samenwerken met de verschillende operationele coördinatoren. • Vaardig met e-mail, WhatsApp en eenvoudige computerprogramma's en spreadsheets. • Telefonisch voldoende bereikbaar zijn voor korte operationele afstemming. • Betrouwbaar en verantwoordelijk. • Bij voorkeur praktisch inzicht in logistiek, voorraadbeheer en voedselverdeling. Ervaring binnen een voedselbank is niet noodzakelijk. Een goed gevoel voor plannen, organiseren en praktisch oplossen is belangrijker.

Tijdsbesteding en aanwezigheid De functie vraagt gemiddeld 7–8 uur per week, verdeeld over verschillende momenten in de week. Een belangrijk deel van de werkzaamheden kan vanuit huis worden uitgevoerd. Veel communicatie met chauffeurs, coördinatoren, leveranciers, andere voedselbanken en vrijwilligers vindt plaats via telefoon, WhatsApp en e-mail. De belangrijkste vaste planningsmomenten zijn: • zondag: maken van de operationele weekplanning; • dinsdag: verwerken van binnengekomen goederen en extra ritten en, indien mogelijk, controle van de voorraad op locatie; • dinsdagavond: maken en verspreiden van de krattenvullijst; • woensdagavond: maken van de uitdeelplanning voor donderdag; • donderdag: beoordelen van de actuele situatie en bepalen welke producten uit de eigen voorraad voor de volgende week moeten worden klaargezet. Voor een goed beeld van de praktijk is het wenselijk dat de coördinator regelmatig op locatie aanwezig is. Dinsdag en donderdag zijn daarvoor de meest geschikte momenten. De werkzaamheden op dinsdag kunnen, wanneer voldoende informatie beschikbaar is, ook vanuit huis worden uitgevoerd. Aanwezigheid op woensdag kan nuttig zijn, maar is niet noodzakelijk.